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1. La persona, dependencia o institución, dentro de la universidad o en el extranjero, interesada en suscribir un convenio internacional con la UCAB debe dirigirse al sitio web del Secretariado de Relaciones Internacionales con la finalidad de completar el formulario de tramitación de convenio que da inicio a la gestión de la solicitud. Dicho formulario debe acompañarse con:
- Antecedentes de la institución (CV de la institución) y justificación del convenio (beneficios y ventajas que se derivan de la relación).
- Copia digital en formato protegido, de los documentos que respaldan la legitimidad de la institución y de su representante legal, a saber: acta constitutiva, reglamento, documento que autoriza al firmante para comprometer legalmente a su institución, copia del documento de identidad del representante legal de la institución.
2. La información suministrada será presentada por el SRI ante el Consejo Académico para su discusión y aprobación. Los convenios internacionales que incluyan compromisos económicos no contemplados en el presupuesto institucional de la UCAB, requerirán además la aprobación del Consejo de Administración.
3. Una vez aprobado por el Consejo Académico e SRI elaborará los borradores del convenio marco y del convenio específico y los someterá a la revisión de la contraparte. Incorporadas sus sugerencias será remitido a Consultoría Jurídica. Si ésta introduce correcciones de fondo las mismas serán notificadas a la contraparte y de ser necesario renegociadas. El convenio sólo pasará a la firma del rector cuando ambas instituciones estén plenamente de acuerdo con el contenido.
4. Una vez suscrito por el rector, dos ejemplares firmados y sellados serán enviados para la firma de las autoridades competentes en la universidad aliada. Por su parte ésta se compromete a enviar uno de los ejemplares firmados para el registro de la UCAB. El SRI se encargará de digitalizarlo y enviarlo a Secretaria General y a la unidad académica o administrativa involucrada en la ejecución del mismo. El original del convenio suscrito será resguardado por Consultoría Jurídica.
